Pöörake Gmaili 15-neks näpunäideteks, trikkideks ja tööriistadeks lahtiseks, keskmise tootlikkuse masinaga

Paljud väikeettevõtted kasutavad Gmaili oma e-posti vajaduste jaoks. See on see, mida ma olen viimase kahe aasta jooksul teinud. Ja muidugi kõigil on isiklik Gmaili konto.

Kuid Gmaili kasutamisel hakkasin ma üllatunud, kui raske see võib olla. E-post, mida ma teadsin, et olin saanud vaid paar päeva tagasi, tundus olevat peidetud. Ja nad teevad sellega seonduvaid e-kirju koos võib olla tõesti segaduses (vähemalt sellel vanal inimesel).

Õnneks on Gmaili töökogemuse suurendamiseks palju näpunäiteid ja tööriistu. Kuigi see nimekiri keskendub väikeettevõtete e-posti vajadustele, saavad kõik need vahendid kasu saada.

G-Maili funktsioonid, mida peaksite kasutama

1. Sildid: Gmaili sildistussüsteem on selle kaustade versioon. Selle asemel et lohistada e-kirju teatud kausta, võite selle lihtsalt märgistada. Selle funktsiooni abil saate määrata e-kirjale ühe või mitu etiketti, nii et see pakub sulle rohkem valikuvõimalusi. Näiteks kui teil on teie kliendiga seotud bossilt e-kiri, saate seda märgistada nii oma bossi kui ka teie kliendi nimel. Kui peate oma bossilt e-kirju nägema, kuvatakse see eriline e-kiri temaga kõigist teistest. Sama asi juhtub, kui otsite kliendilt e-kirju. Sildid võivad olla ka lisatud e-kirjadele, mille kirjutad oma saatmis- või drafts-kausta.

2. Otsige operaatorid: Üks asi, mis Gmaili kasutades suudab teie elu lihtsustada, on see, et teil on jõuline otsingumootor, mida saate kasutada e-kirjade leidmiseks. Tutvuge otsinguoperaatoritega, näiteks :,,, teemaga:, Or, ja teil on: manus, et saaksite otsitavat lihtsalt leida. Nende otsinguteenuste täieliku loendi leiate siit.

3. Prioriteedi postkast: Prioriteedi postkast näitab, millised e-kirjad on teile olulised. Kui tegemist on sellega, teeb Google teie jaoks suurema osa tööd, kuna see kasutab algoritmi, mis salvestab tavaliselt lugenud e-kirjad ja tärniga tähistatud kirjad. Ma leidsin, et teie eelistuste õppimiseks võtab Gmail aega. Aga kui see on nii, on see funktsioon üsna mugav.

4. Filtrid: Alati luua filtreid, mis aitavad teil ülesandeid automaatselt töödelda. Näiteks võite koheselt edastada e-kirjad, mis tulevad teatud e-posti aadressilt teisele e-posti kastile. Või saate kõik tellitud uudiskirjad saata otse arhiividesse, nii et see ei häiri teie postkasti, võimaldades teil seda hiljem lugeda. Või saate oma bossilt e-kirju koheselt märgistada ja märgistada, kui oluline on sobivate filtrite loomine.

5. Tähed: Teatud e-kirja kõrval asuvat tähte võidakse klõpsata, et näidata, et see on oluline.

Laborid

Ja siis on olemas laborid. Google võimaldab teil kasutada eksperimentaalseid funktsioone ja funktsioone, mida saaksite oma Gmailiga kasutada.

Neil peaks olema tööriistadele lubatud Labs. Selleks klikkige Gmaili lehe paremas ülanurgas asuval Gearsi ikoonil ja valige Seaded. Otsige vahekaart Labsid.

Eri Labs-funktsiooni lubamiseks märgistage raadionupp Enable.

Mashable esitas nimekirja märkimisväärsetest Gmaili laboritest. Loetelu sisaldab:

Parem käsi vestlus: G-rääkimise vestlus on saadaval Gmaili aknas. Vaikimisi asub see ekraani vasakus osas. Parempoolne vestlus võimaldab teil G-rühma kõne akna üle kanda ekraani paremasse serva. Leiate selle kasuliku, kui soovite näha kõiki oma võrgukontakte ühe korraga.

Kalendri eelvaade: Kui kasutate ajakava haldamiseks Google'i kalendrit ja sõltuvad kohtumiste pidamiseks, siis on see Labs teie e-posti jaoks suurepärane lisand. Teil ei pea oma telefoni haarata ega avama uut akent, et näha, kas olete selle ootamatu kohvi jaoks saadaval, kutsuge oma sõber lihtsalt posti teel välja.

Doc eelvaade: Sama asi, kui kasutate Google Docsi. See eelvaade näitab teile kõige hiljuti juurdepääsetavaid dokumente, mis võimaldavad teil klikkida ükskõik, ilma et peaksite oma e-kirja saatma.

Saada ja arhiiv: Kui tegelete palju e-kirju, võiksite selle funktsiooni aktiveerida. See võimaldab teil automaatselt arhiivida e-kirja pärast seda, kui sellele sellele vastatakse.

Auto-Advance: See funktsioon võimaldab teil otsustada, milline G-Mail peaks tegema pärast e-kirja vastamist või kustutamist. Kas see peaks avama järgmise sõnumi või pöörduma tagasi postkasti?

Kinnitatud vastus: Kui teil on mõne e-kirja standardne vastus, näiteks ettepaneku päringule vastamine või ettevõtte loomine, võite need mallid salvestada konsolideeritud vastustena. Kui saate e-kirja, võite lihtsalt klikkida rippmenüüst Canned Responses ja valida vastav vastus loendist. Pikemate korduvate e-kirjade kirjutamine ei ole enam vajalik.

Nende juurde lisan:

Tagasi saatmine: Kui sa mõistad õigeaegselt, et saatsid e-kirja valele saajale või kui olete midagi unustanud, võite ikkagi selle saatmise peatada. Ainus piirang on see, et sul on ainult paar sekundit pärast e-kirja saatmist selle tühistamiseks.

Kinnitatud saatjate autentimise ikoon: See töötab ainult praegu Paypal ja eBay jaoks, kuid need laborid võivad aidata teil purustada petuskeeme, andes teile teada, kas e-kiri saadetakse volitatud saatjatelt või mitte.

Kas soovite ikkagi veel lisandeid, mis aitavad teil Gmaili hallata? Seejärel loe läbi ja proovige neid tööriistu, nagu Dani Fankhauser soovitas Mashableil:

6. BananaTag. Kui soovite teada, kas teie boss on teie saadetud e-kirja avanud, et taotleda kohtumist, et arutada oma palga suurenemist, peaksite kasutama Bananatag'i.See on väga sarnane sellele, mida e-posti turundajad kasutavad, et näha, kes avab oma e-kirja ja saavad oma e-posti kampaaniatest mõõdikuid ja andmeid. Nüüd saate seda kasutada oma Gmaili kontoga tasuta kuni viis e-posti aadressi.

7. Saada Gmailist. Kas pole tüütu, kuidas näete e-posti aadressi veebisaidil ja klõpsate seda ainult selleks, et saaksite Microsoft Outlooki või teiste e-posti klientidega, kellele te pop-upi ei kasuta? Selle Chrome'i laiendusega viib see kliki uuele vahekaardile, mis võimaldab teil koostada e-kirju oma Gmaili kontol.

8. Rapporatiivne. Kunagi ei tea, mida see konkreetne kontakt ütleb Twitteris või Facebookis? Saate kasutada seda brauseri pistikprogrammi, et näidata oma kontaktide linke Twitteris, LinkedInis ja Facebookis. See on kindlasti õudne voyeuristlikul viisil.

9. Hiljem. Neile, kellel on ADD nagu mina (hei, vaata, midagi läikivat), töötab see tööriist nagu uut ülesannet, mis on teie tähelepanu äratanud, et saaksite selle hiljem tagasi tulla. Saate määrata kindla tunni või päeva. Kui määratud aeg jõuab, saate teate, mis võimaldab teil e-kirja avada või ajakava uuesti määrata.

10. Maili taimer Gmaili jaoks. Gmaili Mail Timer ütleb teile järgmise e-kirja juurde liikumiseks, kui te seda veedate 2 minutit. Samuti ütleb see teile, kui sul on 30 sekundit. Hea, et te distsiplineerite ennast mitte kulutama liiga palju aega ainult ühele e-posti aadressile. Samuti on tore, kui päev ei ole piisavalt stressirohke ja otsite tõelist väljakutset. Loomulikult võite selle alati edasi lükata, kui kaks minutit ei ole piisavalt aega!

11. Boomerang. See plugin võimaldab teil ajakavasid hiljem saata.

12. KeyRocket. Kui soovite oma pea ümber paljude otseteede kohta, mille Gmail aitab teil e-posti õnne vallutada, siis peate lihtsalt installima KeyRocket'i, et saaksite tutvuda Gmailis asuvate asjade otseteedega. Näiteks kui te olete lihtsalt proovinud koostada uue e-kirja, klõpsates nupule Koosta, ilmub see pop-up ja ütleb teile, et võite lihtsalt selle nimel vajutada C. Loomulikult peate vahekaardil Seaded sisse lülitama otseteed.

13. Attachments.me. See pistik võimaldab teil lihtsalt oma pilt-faili Google Drive, Box, Dropbox või muude salvestusteenuste faili sisestada oma e-kirja, selle asemel et kulutada selle üleslaadimist.

14. Töögrupp. Kui soovite töödelda e-kirju ülesannete loendina, siis on Tegevdirektor teie jaoks kohustatud. See plugin muudab teie e-kirjad ülesanneteks või lisab selle olemasolevale ülesandele.

15. Gmaili teavitaja. Kui olete juba pikka aega kasutanud oma e-kirjade jaoks töölauakliendid, hindate teid Gmaili teavitajat, et teavitasite teid, kui Gmaili postkastis on uus kirju.

Kas te arvate väga palju? Kõik need pistikprogrammid, kui need kokku võtta, võivad olla tohutu, kuid need muudavad Gmaili elu lihtsaks. Pealegi ei pea te neid kõiki kasutama. Kõik, mida pead tegema, on välja selgitada need, mida te tegelikult vajate, ja need, mis teile ja teie ettevõttele suureks kasuks.

Uuendus: Ryan Raha Raha Life'ist mainis allpool toodud kommentaarides Saneboxi. Lisateavet saate oma Saneboxi arvustusest.

Kommentaarid Kohapeal: